Comisión Estatal de Garantía de Acceso a la Información Pública del Estado de San Luis Potosí Sujeto Obligado cpsr slp Centro de producción "Santa Rita" S.A. de C.V. Periodo 03 Marzo 2019 Obligación Los sujetos obligados pondrán a disposición del público y mantendrán actualizada, en los respectivos medios electrónicos, de acuerdo con sus facultades, atribuciones, funciones u objeto social, según corresponda, la información, por lo menos, de los temas, documentos y políticas que a continuación se señalan Obligación específica. Los instrumentos de control archivístico referidos en la Ley de Archivos del Estado de San Luis Potosí. A ) Artículo 84 B ) Fracción I C ) Inciso Registro general Para Consultar el documento Acceso directo: LTAIPSLP84I.xlsx Hipervinculo http://www.cegaipslp.org.mx/webcegaip2019.nsf/nombre_de_la_vista/77288AF5CAFAB718862583D70062A66C/$File/LTAIPSLP84I.xlsx Visor de Datos abiertos Datos digitales de caracter público, accesibles en linea, que pueden ser usados, reutilizados y redistribuidos por cualquier interesado. Ver CONAIP/SNT/ACUERDO/EXT13/04/2016-08 JULIO DE 2016 CUADRO GENERAL DE CLASIFICACIÓN DEL CENTRO DE PRODUCCIÓN SANTA RITA S.A DE C.V. Para la elaboración del Cuadro de Clasificación Archivística del Centro de Producción Santa Rita, S.A, de C.V. (CEPSAR) que se presenta, se consideró el diagnóstico realizado en sus archivos así como los resultados de la diversas sesiones que se realizaron con los responsables del archivo de trámite de esta Entidad Paraestatal del Gobierno del Estado, en la que se advirtió que una vez que se valide el presente Cuadro, por la Comisión Estatal de Garantía y Acceso a la Información Pública de San Luis Potosí, se implementará el uso del Cuadro General de Clasificación Archivística en el Centro, previéndose que se tendrán que adicionar paulatinamente nuevas series y subseries en razón de la dinámica que presenta el Centro de Producción Santa Rita, S.A, de C.V. El Cuadro General de Clasificación Archivística es el instrumento que nos permite correlacionar las funciones del (CEPSAR) con la estructura en un Sistema Integral de Archivos, así como, unificar los criterios para la clasificación de la documentación administrada por el Ente y que en este caso dada su particular circunstancia al tratarse de una Empresa de participación mayoritaria del Estado se plantea el Cuadro General de Clasificación Archivística del (CEPSAR). Por ello, es un documento de consulta para todas la Unidades Administrativas del (CEPSAR) porque les permite tener conocimiento de la forma como se clasifica su documentación al momento de ingresar a los archivos de trámite, de concentración e histórico. El Cuadro General de Clasificación Archivística es un documento institucional con carácter oficial que cumple con las disposiciones normativas vigentes en la materia; además de contar con el consenso de todas las Unidades Administrativas que operan las actividades del (CEPSAR), quienes participaron en su formulación y la aprobación ante su Comité de Transparencia. Por lo anterior, su observancia y cumplimiento son responsabilidad de todas las unidades administrativas y servidores públicos que laboramos en este Ente. Utilidad del Cuadro de Clasificación Archivística El Cuadro General de Clasificación Archivística es el instrumento que sirve para clasificar y archivar bajo un solo criterio toda la documentación que generen o reciban las áreas del (CEPSAR). Las áreas lo emplearán como instrumento de consulta y los responsables de los archivos de trámite lo usarán como referencia obligada, por ser los responsables de asignar las claves a cada uno de los expedientes que su área le turne para archivo, tal como lo establecen la Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública, la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública para el Estado de San Luis Potosí, la Ley de Archivos del Estado de San Luis Potosí y con base en lo establecido por los Lineamientos para la Organización y Conservación de Archivos del Sistema Nacional de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Protección de Datos Personales y de los Lineamientos para la Gestión de Archivos Administrativos y Resguardo de la Información Pública del Estado de San Luis Potosí. Aprobación y Actualización del Cuadro General de Clasificación Archivística El Cuadro General de Clasificación Archivística del (CEPSAR) es autorizado por su Comité de Transparencia, órgano colegiado que cuenta con las facultades para emitir el presente Cuadro General de Clasificación Archivística. Este instrumento será revisado periódicamente por dicho Comité, quien recomendará o propondrá las adecuaciones que requieran las series documentales, en función de que el (CEPSAR) deje de realizar alguna actividad o incorpore a sus atribuciones alguna nueva. Carácter del Cuadro General de Clasificación Archivística El Cuadro General de Clasificación Archivística es un documento de carácter público que estará a disposición de todos los Directivos y servidores públicos del Centro de Producción Santa Rita, S.A, de C.V y del resto de las Instituciones y servidores públicos del Gobierno del Estado y por supuesto de la ciudadanía. Para este propósito será publicado en la página de Internet del Ente obligado una vez validado por la Comisión Estatal de Garantía y Acceso a la Información Pública de San Luis Potosí. Metodología: Una vez proporcionada la información correspondiente relativa a las Series Documentales por parte de los responsables de los archivos de trámite se procedió a una verificación física y de compulsa en las Unidades Administrativas y Departamentos del Centro de manera que se cotejaran las series proporcionadas vs los expedientes de las mismas en los archivos de trámite, lugar físico de su resguardo, por lo que se determinó que existía una correlación entre las series y los expedientes, factor esencial y de probidad del cual se deriva el presente Cuadro General de Clasificación Archivística. De igual manera se tomaron algunas series documentales comunes consignadas en el Manual de Organización Archivística de las Dependencias y Entidades de la Administración Pública del Estado y Municipios emitido por la Comisión Estatal de Garantía Y Acceso a la Información Pública de San Luis Potosí a fin de no generar series comunes que ya se encuentran establecidas en dicho Manual. Cabe señalar, como ya se mencionó en la construcción del presente Cuadro de Clasificación Archivística intervinieron las Unidades Administrativas y Departamentos quienes revisaron y propusieron los ajustes y cambios necesarios de los cuales como resultado se reflejan en el presente instrumento. Para la elaboración del presente Cuadro General de Clasificación Archivística se consideraron términos archivísticos como fondo, subfondo, sección, serie y subserie consignados en el Manual de Organización Archivística de las Dependencias y Entidades de la Administración Publica del Estado y Municipios emitido por la Comisión Estatal de Garantía y Acceso a la Información Pública de San Luis Potosí para establecer una estructura lógica y jerárquica de los documentos conservados en los archivos. Por lo que definimos como fondo al conjunto de documentos generados por el Centro de Producción Santa Rita, S.A. de C.V. (CEPSAR) A efecto de que exista una congruencia con la información establecida a utilizar en la herramienta de clasificación archivística se revisó el marco jurídico y administrativo del Centro incluyendo Manuales de Organización y Normatividad de las diversas actividades derivadas de los procesos de cultivo de los productos y de su comercialización así como de aquellos que emanan de su carácter de Ente Público dado que siendo una empresa de participación mayoritaria del Estado se generan documentos tanto en su carácter de Sujeto de Derecho Público así como en las actividades en su carácter de Sujeto de Derecho Privado, ya que el Centro de Producción Santa Rita S.A. de C.V. puede conceptualizarse como la unidad de producción (de bienes y/o servicios) basada en el capital y que persigue la obtención de beneficios económicos (utilidades) mediante la explotación de productos hidropónicos obteniendo lucro, publicidad y crédito comercial, entre otras. La SCJN dada la doble personalidad que tienen diversas empresas que se despojan de su potestad de imperio para actuar como empresas privadas ha determinado a través de jurisprudencias de que estas no evadan responsabilidades y obligaciones como Entes Públicos otorgándoles la personalidad jurídica de “Personas Morales Oficiales”, condiciones que reflejaron secciones documentales con series comunes y sustantivas por la actividad que realiza el Centro, las que constituyen el Cuadro de Clasificación en base a su estructura jerárquica, verificando las funciones establecidas en los diversos manuales, de Organización y de Procedimientos constatando físicamente la documentación respectiva de manera que existiera correspondencia entre estos elementos. Una vez establecidas las Secciones se procedió a identificar las series documentales en cuyo proceso intervinieron el personal del archivo de trámite de cada Unidad Administrativa y Departamentos del Centro y que del análisis de la normativa y de su actividad principal , de sus manuales, de Organización y de Procedimientos así como de la experiencia de cada área, surgieron aquellas series documentales pertenecientes a las secciones sustantivas del Centro así como de las series de las secciones comunes, que fueron identificadas en este proceso y que constituye el Cuadro General de Clasificación. CODIFICACION “La asignación de claves o códigos es una condición necesaria para el funcionamiento del Cuadro General de Clasificación” Por lo que resulta fundamental para la identificación de las secciones y las series documentales al haber asignado letras y números, además de agruparlas de acuerdo al carácter de su función ya sea común o sustantiva. Por lo que se ha definido la clasificación de los expedientes contenidos en los archivos será realizada de la siguiente manera: Fondo: Centro de Producción Santa Rita S.A. de C.V Código: CEPSAR SECCION: Recursos Financieros Código: RFIN SERIE: Estados Financieros Código: RFIN.10 *En este caso hay series que no derivan en subseries pero si fuera así, cada Unidad Administrativa adicionara las subseries necesarias para cada sección y se incluirán en la clave como se detalla mas adelante. Los elementos adicionales que complementan la clave de clasificación será el número consecutivo del expediente, el legajo o legajos y en su caso el número de tomo, finalizando con el año con que cierra el expediente. Por lo anterior la clave de clasificación quedara de la siguiente manera: FONDO SECCION SERIE No. CONSECUTIVO DE EXPEDIENTE No. DE LEGAJO AÑO DE CIERRE DE EXPEDIENTE CEPSAR RFIN RFIN.10 002 08 2009 Para la estandarización de los criterios de clasificación se elaboró una caratula conforme a los Lineamientos para la Gestión de Archivos Administrativos y Resguardo de la Información Pública del Estado, emitidos por la Comisión Estatal de Garantía y Acceso a la Información Pública, que contiene los elementos necesarios que permiten la identificación de los expedientes para su ordenación, la inspección ocular, consulta y acceso de las documentales publicas contenidas en los archivos de trámite, concentración e histórico. Por lo que (CEPSAR) cumple en forma y tiempo con las obligaciones establecidas en materia de organización de archivos administrativos permitiendo de una forma ordenada el acceso a la información a la Ciudadanía de aquella que administra, genera y resguarda. MODELO DE CUADRO DE CLASIFICACION EL modelo que se propone comprende dos partes: 1) Instrumento auxiliar: Lista de unidades y subunidades administrativas responsables y/o generadoras de la información, que equivale a la Tabla de Determinantes de Oficina propuesta en la fracción XXIII del artículo 2° de los Lineamientos para la Gestión de Archivos Administrativos y Resguardo de la Información Publica del Estado. Su adopción permitirá ligar en la clasificación de documentos tres aspectos: 1) contenido y función que representan, 2) unidad administrativa responsable y productora y 3) espacio físico de localización. FONDO: CENTRO DE PRODUCCIÓN SANTA RITA S.A. DE C.V (CEPSAR) TABLA DE DETERMINANTES DE OFICINA CLAVE DG DIRECCION GENERAL DA DIRECCION ADMINISTRATIVA GASVA GERENCIA ADMINISTRATIVA SVA GC GERENCIA DE COMPRAS GRHUM GERENCIA DE RECURSOS HUMANOS GCC GERENCIA CONTABILIDAD Y COSTOS GSI GERENCIA DE SISTEMAS DE INFORMACION AJ ASESORIA JURIDICA DT DIRECCION TECNICA GCI GERENCIA DE CALIDAD E INOCUIDAD GEHS GERENCIA DE ECOLOGIA E HIGIENE Y SEGURIDAD GM GERENCIA DE MANTENIMIENTO DO DIRECCION OPERATIVA GGSVA GERENCIA GENERAL SVA GFI GERENCIA DE FITOSANIDAD GEM GERENCIA DE EMPAQUE JPV JEFATURA DE PROYECTOS Y VINVULACION CI CONTRALORIA INTERNA UIP UNIDAD DE INFORMACION PÚBLICA CA COORDINADOR DE ARCHIVOS ASIGNACION DE TITULOS Y CODIFICACION DE EXPEDIENTES QUE PRESENTAN FUNCIONES COMUNES. EXPEDIENTES: 1. Correspondencia de Entrada de la Dirección General (DG/TICS.9) 2. Correspondencia de Salida de la Gerencia de Compras (GC/TICS.10) 3. Servidores Sancionados Contraloría Interna (CI/AUDI.9) 4. Correspondencia de Entrada Contraloría Interna (CI/TICS.6) ASIGNACION DE TITULOS Y CODIFICACION DE EXPEDIENTES QUE REPRESENTAN FUNCIONES SUSTANTIVAS 1. Contratos con Proveedores GC/COMP.6) 2. Certificaciones ( GCI/CAIN.4) CLAVES O CODIGOS. El modelo de Cuadro de Clasificación de funciones comunes contenido en el Manual de CEGAIP presenta claves alfanuméricas, sin embargo esto no es obligatorio, se pueden utilizar otras claves, como se deduce por la página 18 del mencionado Manual. El código puede ser numérico, alfabético o alfanumérico, en cualquier caso, se recomienda que si ya existe un tipo de codificación empleada en el reglamento interno, manuales de organización, procedimientos y calidad o en los propios documentos-oficios, esta sea incorporada para fines de estandarización. En cuanto a los nombres de las unidades estos deber ser los oficiales y completos. SECCIONES Y SERIES COMUNES (PROPORCIONADAS POR EL CEPSAR) ADMI ADMINISTRACION ADMI.1 Parque Vehicular ADMI.2 Autorización de Salida de Producto ADMI.3 Control de Vales De Combustibles CLAVE SECCIÓN CLAVE SERIE RHUM RECURSOS HUMANOS RHUM.1 Reclutamiento y Selección de Personal RHUM.2 Capacitación y Desarrollo RHUM.3 Nóminas de Pago al Personal RHUM.4 Organización RHUM.5 Relaciones Laborales CLAVE SECCIÓN CLAVE SERIE LEGI LEGISLACION LEGI.1 Disposiciones Legales en la Materia LEGI.2 Leyes LEGI.3 Códigos LEGI.4 Decretos LEGI.5 Actas de Órganos Colegiados CLAVE SECCIÓN CLAVE SERIE AJUR ASUNTOS JURIDICOS AJUR.1 Disposiciones Jurídicas en la Materia AJUR.2 Juicios contra Cepsar AJUR.3 Denuncias Presentadas por Cepsar AJUR.4 Notificaciones, Citatorios, Instructivos de Juzgados Diversos. CLAVE SECCIÓN CLAVE SERIE AUDI CONTROL DE AUDITORIA Y ACTIVIDADES AUDI.1 Disposiciones en Materia de Control y Auditoria AUDI.2 Quejas y Denuncias de Actividades Públicas AUDI.3 Procedimientos de Investigación AUDI.4 Procedimientos Administrativos AUDI.5 Programas y Proyectos en Materia de Control y Auditoria AUDI.6 Auditoria AUDI.7 Participación en Comités AUDI.8 Requerimientos de Información a Dependencias y Entidades AUDI.9 Servidores Sancionados AUDI.10 Libro Blanco AUDI.11 Actas de Entrega Recepción AUDI.12 Actas de Baja de Bienes AUDI.13 Actas Administrativas AUDI.14 Procedimientos de Control Implementados CLAVE SECCIÓN CLAVE SERIE RFIN RECURSOS FINANCIEROS RFIN.1 Disposiciones en materia de recursos financieros y contabilidad gubernamental RFIN.2 Programas y proyectos sobre recursos financieros y contabilidad gubernamental RFIN.3 Libros contables (Ingresos y Egresos, Diario del Periodo) RFIN.4 Registros Contables RFIN.5 Transferencias de presupuesto RFIN.6 Ampliaciones presupuéstales RFIN.7 Garantías, fianzas y depósitos RFIN.8 Control de cheques RFIN.9 Conciliaciones RFIN.10 Estados financieros RFIN.11 Auxiliares de cuentas RFIN.12 Estado del ejercicio del presupuesto TICS TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION TICS.1 Procesos Técnicos en los Servicios de Información TICS.2 Procedimientos TICS.3 Inventario de Equipos TICS.4 Programas y Proyectos sobre Informátic Bitácora de registro y acuse Tabla de aplicabilidad F49193080B214874862583D700621A98 Creado el 04/09/2019 11:57:31 AM Carátula de registro FD3D36BDA6AACC4D862583D700622687 Autor cpsr slp Registro 77288AF5CAFAB718862583D70062A66C Tipo de documento 1 Registro general