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Comisión Estatal de Garantía de Acceso a la Información Pública
del Estado de San Luis Potosí. | |
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| Sujeto Obligado | | coespo slp |
| | Consejo Estatal de Población | | | |
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| 08 Agosto | | 2018 |
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| Obligación | | Los sujetos obligados pondrán a disposición del público y mantendrán actualizada, en los respectivos medios electrónicos, de acuerdo con sus facultades, atribuciones, funciones u objeto social, según corresponda, la información, por lo menos, de los temas, documentos y políticas que a continuación se señalan |
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| Obligación específica. | | | | | |
| | El marco normativo aplicable al sujeto obligado, en el que deberá incluirse leyes, códigos, reglamentos, decretos de creación, manuales administrativos, reglas de operación, criterios, políticas, entre otros |
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| A ) Artículo | | 84 | | | |
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| B ) Fracción | | II | | | |
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| C ) Inciso | | | | | |
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Hipervínculo |
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| |  Para Consultar el documento | | | |
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Acceso directo:
12 LCArchivos.pdf |
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| Hipervinculo | | | | | |
| http://www.cegaipslp.org.mx/webcegaip2018N2.nsf/nombre_de_la_vista/65C1B50C23477EB7862583010059AAE3/$File/12+LCArchivos.pdf |
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| Visor de Datos abiertos | | Datos digitales de caracter público, accesibles en linea, que pueden ser usados, reutilizados y redistribuidos por cualquier interesado. Ver CONAIP/SNT/ACUERDO/EXT13/04/2016-08 |
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SISTEMA NACIONAL DE TRANSPARENCIA, ACCESO A LA
INFORMACIÓN PÚBLICA Y PROTECCIÓN DE DATOS
PERSONALES
LINEAMIENTOS PARA LA ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS
CAPÍTULO I
DE LAS DISPOSICIONES GENERALES
Primero. Los presentes lineamientos tienen por objeto establecer las políticas y criterios para la
sistematización y digitalización, así como para la custodia y conservación de los archivos en posesión de los
sujetos obligados, con la finalidad de garantizar la disponibilidad, la localización eficiente de la información
generada, obtenida, adquirida, transformada y contar con sistemas de información, ágiles y eficientes. Segundo. Los presentes lineamientos, son de observancia obligatoria y de aplicación general para los
sujetos obligados señalados en el artículo 1 de la Ley General de Transparencia y Acceso a la Información
Pública. Tercero. La interpretación de los presentes lineamientos se hará de conformidad con lo establecido en el
artículo 42, fracción I de la Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública. Cuarto. Además de las definiciones contenidas en el artículo 3 de la Ley General de Transparencia y Acceso
a la Información Pública, para efectos de los presentes lineamientos se entenderá por: I. Accesibilidad: El atributo de un documento cuando puede ser localizado, recuperado, presentado
e interpretado; II. Archivo: El conjunto orgánico de documentos en cualquier soporte, que son producidos o recibidos
por los sujetos obligados o los particulares en el ejercicio de sus atribuciones o en el desarrollo de
sus actividades; III. Archivo de concentración: La unidad responsable de la administración de documentos cuya
consulta es esporádica y que permanecen en ella hasta su transferencia secundaria o baja
documental; IV. Archivo histórico: La unidad responsable de la administración de los documentos de
conservación permanente y que son fuente de acceso público; V. Archivo de trámite: La unidad responsable de la administración de documentos de uso cotidiano
y necesario para el ejercicio de las atribuciones de una unidad administrativa, los cuales
permanecen en ella hasta su transferencia primaria; VI. Área coordinadora de archivos: La instancia responsable de administrar la gestión documental
y los archivos, así como de coordinar las áreas operativas del Sistema Institucional de Archivos; VII. Autenticidad: La característica del documento cuando puede probar que es lo que afirma ser, que
ha sido creado o enviado por la persona que se afirma que lo ha creado o enviado y que ha sido
creado o enviado en el momento que se declara; VIII. Baja documental: La eliminación de aquella documentación que haya prescrito en sus valores
administrativos, legales, fiscales o contables, y que no contenga valores históricos; IX. Catálogo de disposición documental: El registro general y sistemático que establece los valores
documentales, vigencia documental, los plazos de conservación y disposición documental; X. Ciclo vital del documento: Las etapas de los documentos desde su producción o recepción hasta
su baja o transferencia a un archivo histórico; XI. Clasificación archivística: Los procesos de identificación y agrupación de expedientes
homogéneos en términos de lo que establece el Cuadro general de clasificación archivística, con
base en la estructura funcional de los sujetos obligados; SISTEMA NACIONAL DE TRANSPARENCIA, ACCESO A LA
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XII. Clasificación de la información: El proceso mediante el cual el sujeto obligado determina que la
información en su poder está en alguno de los supuestos de reserva o confidencialidad, de
conformidad con las disposiciones legales aplicables; XIII. Conservación: El conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para garantizar la
integridad física de los documentos de archivo, sin alterar su contenido; XIV. Consulta de documentos: Las actividades relacionadas con la implantación de controles de
acceso a los documentos debidamente organizados que garantizan el derecho que tienen los
usuarios mediante la atención de requerimientos; XV. Cuadro general de clasificación archivística: El instrumento técnico que refleja la estructura de
un archivo con base en las atribuciones y funciones de cada sujeto obligado; XVI. Custodia: El procedimiento de la gestión documental que implica la existencia de un tercero que
se responsabiliza de salvaguardar con garantías técnicas y legales los documentos; XVII. Digitalización: La técnica que permite convertir la información que se encuentra guardada de
manera analógica, en soportes como papel, video, casetes, cinta, película, microfilm, etcétera, en
una forma que sólo puede leerse o interpretarse por medio de una infraestructura tecnológica; XVIII. Disposición documental: La selección sistemática de los expedientes de los archivos de trámite
o concentración cuya vigencia documental o uso ha prescrito, con el fin de realizar la baja
documental o transferirlos; XIX. Distribución: Las actividades que garantizan que los documentos recibidos lleguen a su
destinatario, sea éste interno o externo; XX. Documentos de archivo: El registro material que da testimonio de la actividad del sujeto obligado
en el ejercicio de sus facultades, competencias o funciones, con independencia de su soporte; XXI. Fiabilidad: La característica del documento cuyo contenido puede ser considerado una
representación completa y precisa de las operaciones, las actividades o los hechos de los que da
testimonio y al que se puede recurrir en el curso de posteriores operaciones o actividades; XXII. Fondo: El conjunto de documentos producidos orgánicamente por un sujeto obligado, que se
identifica con el nombre de este último; XXIII. Gestión documental: El tratamiento integral de la documentación a lo largo de su ciclo vital, a
través de la ejecución de procesos de recepción, producción, organización, acceso y consulta,
conservación, valoración y disposición documental; XXIV. Guía de archivo documental: El esquema que contiene la descripción general de la
documentación contenida en las series documentales, de conformidad con el Cuadro general de
clasificación archivística; XXV. Grupo interdisciplinario: El conjunto de personas integrado por el titular del área coordinadora de
archivos; la unidad de transparencia; los titulares de las áreas de: planeación estratégica, jurídica,
mejora continua, órganos internos de control o sus equivalentes, las áreas responsables de la
información, así como el responsable del Archivo histórico, con la finalidad de participar en la
valoración documental; XXVI. Incorporación: El proceso mediante el cual se toma la decisión de si un documento, con base en
el Catálogo de disposición documental, debería crearse y conservarse, y por lo tanto, debe ser
integrado en el sistema de administración y gestión documental con sus metadatos y clasificación
archivística correspondientes; SISTEMA NACIONAL DE TRANSPARENCIA, ACCESO A LA
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XXVII. Instrumentos de consulta: Los inventarios generales, de transferencia o baja documental, así
como las guías de fondos y los catálogos documentales; XXVIII. Integridad: El carácter de un documento de archivo que es completo y veraz y refleja con exactitud
la información contenida; XXIX. Inventarios documentales: Los instrumentos de consulta que describen las series y expedientes
de un archivo y que permiten su localización (inventario general), transferencia (inventario de
transferencia) o baja documental (inventario de baja documental); XXX. Legible: El documento que se puede visualizar y leer con claridad y facilidad, atendiendo a su
adecuada resolución digital; XXXI. Lineamientos: Los Lineamientos para la organización y conservación de los archivos; XXXII. Metadatos: El conjunto de datos que describen el contexto, contenido y estructura de los
documentos de archivos y su administración, a través del tiempo, y que sirven para identificarlos,
facilitar su búsqueda, administración y control de acceso; XXXIII. Organización: Las actividades orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los
documentos institucionales como parte integral de los procesos archivísticos; XXXIV. Producción e identificación: Las actividades tendientes a normalizar los documentos que se
generan en ejercicio de las funciones institucionales. Comprende los aspectos de origen, creación
y diseño de formatos y documentos, conforme a las funciones de cada área con el propósito de
normalizar y unificar los criterios de elaboración y presentación de los documentos; XXXV. Programa anual de desarrollo archivístico: El instrumento de planeación orientado a establecer
la administración de los archivos de los sujetos obligados, en el que se definen las prioridades
institucionales en materia de archivos; XXXVI. Plazo de conservación: El periodo de guarda de la documentación en los archivos de trámite y
concentración que consiste en la combinación de la vigencia documental y, en su caso, el término
precautorio y periodo de reserva que se establezca de conformidad con la Ley General de
Transparencia y Acceso a la Información Pública; XXXVII. Plazo de reserva: El periodo por el cual los sujetos obligados, conforme a la Ley General y
normatividad aplicable, clasifican la información como reservada mientras subsisten las causas que
dieron origen a dicha clasificación; XXXVIII. Preservación digital: El proceso específico para mantener los materiales digitales durante las
diferentes generaciones de la tecnología, a través del tiempo, con independencia de los soportes
en los que se almacenan; XXXIX. Procedencia: Conservar el orden original de cada grupo documental producido por los sujetos
obligados en el desarrollo de su actividad institucional, para distinguirlo de otros fondos semejantes; XL. Productor: La instancia o individuo responsable de la producción de los documentos; XLI. Recepción: Las actividades de verificación y control que la Institución debe realizar para la
admisión de documentos, que son remitidos por una persona natural o jurídica. (foliado, sellos de
tiempo, registro de documentos) XLII. Sección: Las divisiones del fondo, basadas en las atribuciones de cada sujeto obligado de
conformidad con las disposiciones legales aplicables; XLIII. Serie: La división de una sección que corresponde al conjunto de documentos producidos en el
desarrollo de una misma atribución general, y que versan sobre una materia o asunto específico; XLIV. Sistematización: El proceso mediante el cual se organizan, de forma controlada, los
procedimientos de la gestión documental en el Sistema Institucional de Archivos; SISTEMA NACIONAL DE TRANSPARENCIA, ACCESO A LA
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XLV. Soportes documentales: Los medios en los cuales se contiene y produce información, además
del papel, siendo estos materiales audiovisuales, fotográficos, fílmicos, digitales, electrónicos,
sonoros, visuales, entre otros; XLVI. Sujetos obligados: Cualquier autoridad, entidad, órgano y organismo de los poderes Ejecutivo,
Legislativo y Judicial, órganos autónomos, partidos políticos, agrupaciones políticas, fideicomisos
y fondos públicos, así como cualquier persona física, moral o sindicato que reciba y ejerza recursos
públicos o realice actos de autoridad en los ámbitos Federal, de las Entidades Federativas y
Municipal; XLVII. Trámite: El curso del documento desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su
función administrativa; XLVIII. Transferencia documental: El traslado controlado y sistemático de expedientes de consulta
esporádica de un archivo de trámite al archivo de concentración (transferencia primaria) y de
expedientes que deben conservarse de manera permanente, del archivo de concentración al
archivo histórico (transferencia secundaria); XLIX. Trazabilidad: La cualidad que permite, a través de un sistema de administración de archivos y
gestión documental, el identificar el acceso y la modificación de documentos electrónicos; L. Valoración documental: La actividad que consiste en el análisis e identificación de los valores
documentales, es decir, es el análisis de la condición de los documentos que les confiere
características administrativas, legales y fiscales en los archivos de trámite o concentración, o
evidenciales, testimoniales e informativos en los archivos históricos, con la finalidad de establecer
criterios y plazos de vigencia, así como de disposición documental, y
LI. Vigencia documental: El periodo durante el cual un documento de archivo mantiene sus valores
administrativos, legales, fiscales o contables, de conformidad con las disposiciones jurídicas
vigentes y aplicables. CAPÍTULO II
DE LOS CRITERIOS PARA LA SISTEMATIZACIÓN
SECCIÓN PRIMERA
De las obligaciones de los Sujetos obligados
Quinto. Todos los documentos de archivo en posesión de los Sujetos obligados con independencia del
soporte en el que se encuentren, deberán ser tratados conforme a los procesos de gestión documental
establecidos en los presentes Lineamientos. Sexto. Para la sistematización de los archivos los Sujetos obligados deberán: I. Implementar métodos y medidas para administrar, organizar, y conservar de manera homogénea
los documentos de archivo que reciban, produzcan, obtengan, adquieran, transformen o posean,
derivado de sus facultades, competencias o funciones, a través de los responsables de los archivos
de trámite, de concentración y, en su caso, histórico; II. Establecer en una política interna el Sistema Institucional de Archivos con sus componentes
normativos y operativos, para la debida administración de sus archivos y gestión documental; III. Establecer un Programa anual de desarrollo archivístico; IV. Establecer un Grupo interdisciplinario para que, mediante el análisis de los procesos y
procedimientos institucionales que dan origen a la documentación que integra los expedientes de
cada serie, permita establecer los valores documentales, plazos de conservación y políticas que
garanticen el acceso a la información, así como la disposición documental; SISTEMA NACIONAL DE TRANSPARENCIA, ACCESO A LA
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V. Elaborar los instrumentos de control y consulta archivísticos, a través del análisis de los procesos
con los que cuenten los Sujetos obligados conforme a sus atribuciones y funciones; VI. Dotar a los documentos de archivo de los elementos de identificación necesarios para conocer su
origen; VII. Destinar los espacios y equipos necesarios para el funcionamiento de sus archivos; VIII. Promover el desarrollo de infraestructura y equipamiento para la administración de archivos y la
gestión documental; IX. Contar con personal que posea conocimientos, habilidades, destrezas y aptitudes en materia de
procesos archivísticos; X. Capacitar en materia de administración de archivos y gestión documental, acceso a la información
y protección de datos personales a los responsables del Área coordinadora de archivos, Archivos
de trámite, concentración y, en su caso, histórico, así como al personal que integre las unidades
de correspondencia; XI. Racionalizar la producción, uso, distribución y control de los documentos de archivo, y
XII. Resguardar los documentos contenidos en sus archivos. Tratándose de fideicomisos y fondos públicos que no cuenten con |
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