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Comisión Estatal de Garantía de Acceso a la Información Pública
del Estado de San Luis Potosí n | |
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| Sujeto Obligado | | ase slp |
| | Auditoria Superior del Estado de San Luis Potosí | | | |
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| 01 Enero | | 2017 |
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| Obligación | | Los sujetos obligados pondrán a disposición del público y mantendrán actualizada, en los respectivos medios electrónicos, de acuerdo con sus facultades, atribuciones, funciones u objeto social, según corresponda, la información, por lo menos, de los temas, documentos y políticas que a continuación se señalan |
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| Obligación específica. | | | | | |
| | El marco normativo aplicable al sujeto obligado, en el que deberá incluirse leyes, códigos, reglamentos, decretos de creación, manuales administrativos, reglas de operación, criterios, políticas, entre otros |
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| A ) Artículo | | 84 | | | |
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| B ) Fracción | | II | | | |
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| C ) Inciso | | | | | |
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Hipervínculo |
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| |  Para Consultar el documento | | | |
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Acceso directo:
LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA GESTION DE ARCHIVOS.pdf |
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| Hipervinculo | | | | | |
| http://www.cegaipslp.org.mx/webcegaip.nsf/nombre_de_la_vista/FCEC2B63FC0D70E38625810F007E4C7F/$File/LINEAMIENTOS+GENERALES+PARA+LA+GESTION+DE+ARCHIVOS.pdf |
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| Visor de Datos abiertos | | Datos digitales de caracter público, accesibles en linea, que pueden ser usados, reutilizados y redistribuidos por cualquier interesado. Ver CONAIP/SNT/ACUERDO/EXT13/04/2016-08 |
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Responsable: SECRETARIA GENERAL DE GOBIERNO
Director: C.P. OSCAR IVAN LEON CALVO
S U M A R I O
Comisión Estatal de Garantía de Acceso a la Información Pública del Estado. Lineamientos Generales para la Gestión de Archivos
Periódico Oficial
DEL ESTADO LIBRE Y SOBERANO DE
San Luis Potosí
AÑO XCVI SAN LUIS POTOSI, S.L.P. JUEVES 14 DE FEBRERO DE 2013
EDICIÓN EXTRAORDINARIA
Las leyes y disposiciones de la autoridad son obligatorias por el sólo hecho de ser publicadas en este Periódico. “2013, Año del 150 Aniversario de San Luis Potosí, como Capital de los Estados Unidos Mexicanos”
2 JUEVES 14 DE FEBRERO DE 2013
Periódico Oficial del Estado
Libre y Soberano de San Luis Potosí
Periódico Oficial
Dr. Fernando Toranzo Fernández
Gobernador Constitucional del Estado
de San Luis Potosí
Lic. Cándido Ochoa Rojas
Secretario General de Gobierno
C.P. Oscar Iván León Calvo
Director del Periódico Oficial
Para cualquier publicación oficial es necesario presentar oficio de solicitud
para su autorización dirigido a la Secretaría General de Gobierno, original
del documento, disco compacto (formato Word o Excel para windows,
NO imagen, NI escaneados)
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etc., realizar el pago de Derechos en las Cajas Recaudadoras de la
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Ediciones Ordinarias. Los días Martes y Jueves, publicación de licitaciones, presentando
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anticipación. * Las fechas que aparecen al pie de cada edicto son únicamente para
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Este medio informativo aparece ordinariamente los días Lunes, Miércoles,
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San Luis Potosí
D E L E S T A D O L I B R E Y S O B E R A N O D E
Comisión Estatal de Garantía de
Acceso a la Información Pública
del Estado de San luis Potosí
COMISIÓN ESTATAL DE GARANTÍA DE ACCESO A LA
INFORMACIÓN PÚBLICA DE SAN LUIS POTOSÍ. DIRECCIÓN GENERAL DEL SISTEMA ESTATAL DE
DOCUMENTACIÓN Y ARCHIVO
El Licenciado Mauricio Vladimir Barberena Sánchez, Director
General del Sistema Estatal de Documentación y Archivo de la
Comisión Estatal de Garantía de Acceso a la Información Pública,
del Estado Libre y Soberano de San Luis Potosí, con fundamento
en lo dispuesto por los artículos 17 bis de la Constitución Política
del Estado, 1, 2, 15, 16, 17, 18 fracciones V, XVI y XXII, de la Ley de
Archivos del Estado, en relación con los artículos 91 y 92 de la
Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del
Estado de San Luís Potosí, y Octavo Transitorio del Decreto
número 1157, publicado en el Periódico Oficial del Estado el 20
de octubre de 2012, en ejercicio de las facultades otorgan los
citados preceptos legales, y
CONSIDERANDO
Que mediante adición de un artículo 17 Bis a la Constitución
Política del Estado, a través del Decreto número 234, publicado
en el Periódico Oficial del Estado el 18 de octubre de 2007, se
creó la Comisión Estatal de Garantía de Acceso a la Información
Pública de San Luís Potosí, como un organismo público con
autonomía presupuestaria, operativa, de gestión y de decisión,
encargado de promover y vigilar el cumplimiento de las
disposiciones legales en materia de acceso a la información
pública; Que en el mismo precepto Constitucional se prevé la creación
del un Sistema Estatal de Documentación y Archivos,
responsable de aplicar las regulaciones que se establezcan en
materia de administración y sistematización de la documentación
e información, en posesión de las entidades públicas; Que mediante la expedición de la Ley de Archivos del Estado se
refuerzan las atribuciones y funciones del Sistema Estatal de
Documentación y Archivo, por lo que en términos de la misma,
éste es competente y goza de las facultades necesarias para
expedir y publicar los lineamientos generales y manuales que
regulen las actividades de organización y conservación
documental previstas en la Ley de Archivos del Estado; JUEVES 14 DE FEBRERO DE 2013 3
Periódico Oficial del Estado
Libre y Soberano de San Luis Potosí
Que los documentos se constituyen en el testimonio del trabajo
realizado por las instituciones del Estado, al dejar constancia de
las acciones diarias; al mismo tiempo que dan sustento y
formalidad a las actividades y acuerdos que se llevan a cabo
cotidianamente. Por lo cual conservar el acervo documental no
solo brinda testimonio de actividades cotidianas en las
instituciones, sino que implica establecer las bases para ejercer
la transparencia, el acceso a la información y la rendición de
cuentas, oportunamente; Que el artículo Octavo Transitorio del Decreto 1157 publicado en
el Periódico Oficial del Estado el 20 de octubre de 2012, por el
que se expide la Ley de Archivos del Estado, otorga a la Comisión
y al Sistema Estatal de Documentación y Archivo un plazo de
sesenta días hábiles para realizar las adecuaciones necesarias
a los Lineamientos para la gestión de archivos administrativos y
resguardo de la información pública del Estado, publicados
igualmente el 18 de julio de 2008; Son de expedirse y se expiden lo siguientes: LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA GESTIÓN DE ARCHIVOS
DEL ESTADO DE SAN LUIS POTOSÍ
CAPITULO I
Disposiciones Generales
ARTÍCULO 1. Estos lineamientos son de observancia obligatoria
para los sujetos obligados señalados en el artículo 8º de la ley
de Archivos del Estado, y tienen por objeto establecer los criterios
generales técnicos en materia de organización y conservación
de la documentación en posesión de las instituciones públicas
y privadas en el Estado. ARTÍCULO 2. Para efectos de los presentes lineamientos,
además de las definiciones contempladas en los artículo 3º de
la Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública y 7 de
la ley de Archivos del Estado, se entenderá por: I. Catálogo de Series Documentales: el instrumento auxiliar de
la clasificación archivística en el que, mediante la asignación de
un código y la descripción de la tipología documental asociada a
las diversas series documentales, se establece la plena
identificación de éstas en el proceso clasificatorio; II. Descripción archivística: registro sistematizado de la
información de los documentos de archivo, recopilado,
organizado y jerarquizado de forma tal que sirva para localizar y
explicar el contexto y sistema que los ha producido; III. Documento de Archivo: la información que generen, reciban
o administren los entes obligados en sus respectivos sistemas
de archivos, que se encuentre contenida en cualquier medio o
soporte documental sea escrito, impreso, sonoro, visual,
electrónico, informático, holográfico o cualquier otro derivado de
las innovaciones tecnológicas. Será documentación de archivo
toda la que se encuentre en cualquier registro que documente el
ejercicio de las facultades o las actividades de los entes
obligados; IV. Guía simple de archivo: esquema general de descripción de
las series documentales de los archivos de una dependencia o
entidad, que indica sus características fundamentales conforme
al cuadro general de clasificación archivística y sus datos
generales. V. Instrumentos de control: los instrumentos de control del
Sistema son aquellos elementos que permiten la revisión técnica
y administrativa de los procesos archivísticos asociados al ciclo
vital de los documentos de archivo; VI. Inventarios: los instrumentos de consulta que describen las
series y/o expedientes de un archivo, con el objeto de tener el
debido control de los mismos, tanto en los archivos de trámite,
concentración y, en su caso, histórico, así como para la
eliminación de documentación sin valores secundarios; VII. Ley: Ley de Archivos del Estado; VIII. LTAIP: Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública
del Estado; IX. Serie Documental: categoría de agrupamiento e integración
superior de los expedientes individuales
X. Transferencia primaria: el proceso de traslado controlado y
sistemático de expedientes de consulta esporádica de un archivo
de trámite a un archivo de concentración; XI. Transferencia secundaria: el traslado controlado y
sistemático, con base en las disposiciones contenidas en el
Catálogo de Disposición Documental, de los expedientes y
series del archivo de concentración al archivo histórico, para su
conservación permanente; ARTICULO 3. Las regulaciones que emitan los entes obligados
para el manejo de sus archivos en atención a la Ley de Archivos
del Estado y estos lineamientos, deberá contar con la opinión
favorable del SEDA, así como ser publicada en los portales de
Internet de cada ente, como parte de las obligaciones de
transparencia, en términos de la fracción II del artículo 19 de la
Ley, y enviada en formato electrónico al SEDA para su registro en
el Registro Estatal de Archivos. ARTICULO 4. Los documentos de archivo tienen un ciclo vital que
se constituye por las fases de vida de los mismos, a partir de los
diversos usos institucionales de la información contenida en
ellos. Dichas fases son las siguientes: I. Fase activa: que corresponde a aquella en que éstos se
producen y se usan para desahogar la gestión cotidiana de los
en-tes obligados. Por ello, tienen una utilidad inmediata para la
atención de trámites, esto es tienen un alto valor administrativo,
legal o fiscal; II. Fase semiactiva: es aquella en la que los documentos de
archivo ya no se utilizan de manera constante en la atención de
trámites por lo que su utilidad y uso cambia de carácter,
constituyéndose sólo como información de referencia que debe
conservarse de manera precautoria dados sus valores legales,
administrativos o fiscales; III. Fase inactiva: está determinada a partir de que la utilidad
administrativa, legal o fiscal de los documentos de archivo ha
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Periódico Oficial del Estado
Libre y Soberano de San Luis Potosí
prescrito y porque éstos adquieren un valor secundario de carácter
cultural y de testimonio de la evolución del ente obligado que los
genera o administra; ARTICULO 5. El SEDA coordinará y vigilará la aplicación y el
cumplimiento de los presentes lineamientos. CAPITULO II
De la organización de los Archivos
ARTICULO 6. Los entes obligados deberán integrar y organizar
funcionalmente, con las modalidades que resulten necesarias y
de conformidad con su normatividad interna, un sistema de
organización archivística que les permita la correcta
administración de documentos de archivo a lo largo de su ciclo
vital, atendiendo a lo prescrito en la Ley y en estos lineamientos. ARTICULO 7. Los archivos deberán integrarse por el fondo
documental de la entidad productora y no deben ser mezclados
con otros de procedencia distinta. En todo caso, el archivo deberá corresponder al ente productor
del documento y a la estructura funcional del sujeto obligado, y
no podrá constituirse con base a los asuntos tratados en los
expedientes, sino con base al ejercicio de una atribución legal
plasmada en los ordenamientos propios del sujeto obligado. ARTICULO 8. Los procesos archivísticos básicos son los
siguientes: I. Integración de expedientes y series documentales; II. Clasificación; III. Descripción; IV. Ordenación; V. Valoración; y
VI. Transferencias primarias y secundarias. ARTICULO 9. Los documentos de archivo deben integrarse y
obrar en expedientes, o unidades de documentación compuesta,
constituidos por uno o varios documentos de archivo, ordenados
lógica y cronológicamente y relacionados por un mismo asunto,
materia, actividad o trámite. La integración de expedientes deberá hacerse en carpetas o
legajos plenamente identificados, preferentemente con carátulas
estandarizadas en todo el ente obligado, con el objeto de
homologar su clasificación y descripción. Los expedientes
deberán foliarse para la integridad de la información que
contienen y también deberá evitarse incorporar en ellos, en lo
posible, elementos que dañen o lastimen los documentos. ARTICULO 10. Todos los expedientes deberán controlarse
mediante la utilización de un código que los identifique
plenamente, a través de claves alfanuméricas, en correlación
con los niveles jerárquicos de fondo, sección y serie documental,
seguidos de un dato único inherente a la información contenida
en el expediente que lo describa. ARTICULO 11. La clasificación de los documentos se plasma en
un instrumento de control archivístico denominado Cuadro
General de Clasificación. ARTICULO 12. El Cuadro General de Clasificación es un mapa
general de todos los grupos documentales producidos por el
ejercicio de las funciones y atribuciones de los sujetos obligados,
y se estructura con base a la reproducción esquemática del
proceso mediante el cual los documentos han sido creados al
interior de la entidad o dependencia. El Cuadro General de Clasificación está compuesto por una
relación jerárquica y funcional de atribuciones y actividades
productoras de documentos llamadas secciones y series
documentales, respectivamente. ARTICULO 13. El Cuadro General de Clasificación deberá cumplir
con los siguientes principios: I. Delimitación: En el entendido de que el objeto del Cuadro es el
fondo total de documentos producidos a lo largo de la historia de
la dependencia o entidad. Cualquier otro acervo ajeno a esta
historia queda fuera del Cuadro institucional. II. Unicidad: El Cuadro se diseña para clasificar toda la
documentación con independencia de su cronología, desde la
más antigua hasta la más reciente. III. Estabilidad: La clasificación debe basarse en las funciones
o atribuciones del ente productor, ya que son éstas las que tienen
larga duración en la administración pública y trascienden las
modificaciones orgánicas o estructurales de las dependencias
o entidades. IV. Simplificación: Entre más simple es un Cuadro, más
universal y flexible se torna frente a modificaciones estructurales
o reglamentarias del ente productor. Se debe evitar la creación
de subdivisiones innecesarias. ARTICULO 14. El fondo documental se integra por todos y cada
uno de los documentos producidos orgánicamente por una
dependencia o entidad en el ejercicio sus funciones o atribuciones
legales, para el desahogo de sus asuntos, a través de actividades
definidas y encomendadas a sus unidades administrativas. ARTICULO 15. Las secciones documentales son las divisiones
de un fondo documental que contienen un conjunto de
documentos relacionados entre sí, procedentes de una unidad
orgánica o división administrativa, que corresponden a las
subdivisiones administrativas del ente productor, que tiene una
estructura, funciones y fines conocidos y su cumplimiento
determina las series documentales, identifica |
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| Criterios adjetivos de actualización, de formato y de confiabilidad | | | |
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| Fecha de validación | | 05/27/2017 | | | |
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| Área(s) o unidad(es) administrativa(s) que genera(n) o posee(n) información respectiva y son responsables de publicar y actualizar la información | | Auditoría Especial de Legalidad | |
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| Fecha de actualización | | 27/04/2017 | | | |
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| | |  Carátula de captura |
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